Povezivanje IT-a i poslovanja

Povezivanje IT-a i poslovanja je u većini slučajeva bolna točka za proizvodne firme. Kao jedno od mogućih rješenja se u novije vrijeme spominje formiranje posebnog odjela koji bi se mogao nazvati Poslovni savez, prema engleskom imenu Business Alliance (u daljnjem tekst PS odjel).

Prvenstveni cilj PS odjela je pružanje efikasne pomoći poslovnom dijelu firme u optimalnom korištenju raspoloživih informatičkih alata. Ukoliko je firma organizirana na način da je IT centraliziran, najlakše je za početak formirati poseban PS odjel unutar IT-a. Uvođenje takvog odjela je generalno velika revolucija u poimanju uloge Informatike u poslovanju, jer Informatika time započinje proces prelaska od pasivnog u proaktivnog sudionika poslovnih procesa.

 

PODRUČJA DJELOVANJA PS ODJELA

Početni fokus djelovanja PS odjela treba biti usmjeren prema proizvodnji i njenim rubnim područjima, od simulacijskog i operativnog planiranja do obračuna troškova proizvodnih radnih naloga. Kasnije se područje djelovanja postupno proširuje, tako da se nakon nekog vremena PS odjel treba baviti praćenjem životnog vijeka proizvoda u cijelosti, te kompletnim financijskim praćenjem poslovanja poduzeća.

Poslovni savez čini uobičajeno čini pet do deset djelatnika. Svih imaju status poslovno-informatičkog konzultanta vezanih za glavne procesno - funkcionalne cjeline: Ljudski resursi, Financije, Kontroling, Prodaja, Proizvodnja, Logistika, Nabava, Razvoj proizvoda, Marketing ...

Primjeri projekata na kojima tipično sudjeluje PS odjel:

• Optimizacija planiranja materijalnih potreba
• Poboljšanje rada logističko-prodajne operative
• Uvođenje novog ili proširivanje postojećeg ERP sustava
• Uvođenje novog ili proširivanje postojećeg BI sustava

 

EDUKACIJA I TRANSFORMACIJA DJELATNIKA

Edukacija je sastavni dio životne filozofije tipičnih pripadnika PS odjela. Većina su akademski obrazovani sa dodatnim tečajevima/specijalizacijama iz određenih poslovnih poglavlja te ERP dijelova. Voditelj odjela mora odlično poznavati ERP sustav te BI filozofiju, a u idealnom slučaju ima završenu poslovnu školu (MBA). Kontinuirana edukacija i voditelja i svih pripadnika odjela je gotovo neophodna, iz objektivnih poslovnih, ali i sasvim osobnih razloga. Naime, poznato je da edukacija prvenstveno pomaže u postizanju i održavanju određenog stupnja samopouzdanja i vjere u sebe, ali pomaže i u dobivanju novih ideja te podstiče na daljnji osobni i poslovni razvoj.

Uz ispravno vođenje ovog novog odjela, kod djelatnika se redovno primjećuje prilična transformacija u pogledu njihove uloge u poslovnim procesima i omogućavanju napretka firme. Osim toga, rezultati njihovog rada postaju bolje zamijećeni i priznati od poslovne strane.

Procjena je da bi rezultati mogli biti još bolji uz mogućnost dodatne voditeljeve slobode u nagrađivanju djelatnika kombinirano s opcijom povećavanja brojnosti odjela odnosno uzimanja dodatnih perspektivnih kadrova iz ostalih dijelova poduzeća.

 

POJEDINAČNI I TIMSKI RAD

Rad u Poslovnom savezu je kombinirano timski / pojedinačni. Svi djelatnici su veliki stručnjaci u svom poslu i prirodno je od njih očekivati da veliki dio svog posla mogu i žele obavljati samostalno. Samostalno u smislu suradnje sa poslovnom stranom, ali bez sudjelovanja ostalih djelatnika službe. Ako se misli na apsolutno samostalni rad, onda je on prisutan u minimalnim količinama, jer je sav posao pripadnika ovog odjela vezan za poslovne korisnike.

Naravno, u slučaju većih projekata se javlja potreba za timskim radom unutar službe. Tu su često potrebne određene korekcije s voditeljeve strane. Često se dešava da se nitko od pripadnika odjela ne osjeća dobro u ulozi voditelja tima. Budući da je timski rad nemoguć bez jasnog imenovanja voditelja, potrebno je utrošiti određeni trud u stvaranje novog načina razmišljanja vezanog uz timski rad.

 

MOTIVACIJA I OSOBNI RAZVOJ

Sastavni dio zajedničkog rada unutar odjela je svakako i kontinuirano motiviranje i podsticanje na nova postignuća. Voditelj treba sve djelatnike kontinuirano podsticati na daljnji osobni razvoj i povećanu samoinicijativu u provedbi poslovnih zadataka. Konkretni primjeri mogućih motivacijskih koraka:

• U prvoj godini rada službe, svi pripadnici odjela dobivaju priliku za obilazak proizvodnih pogona, u cilju dobivanja boljeg osjećaja važnosti posla koji obavljaju
• Nakon nekog vremena i postignutih rezulztata djelatnici dobivaju novi status: od informatičara postaju interni konzultanti, te su im u skladu s tim uvećava osobni dohodak.
• Uvode se „motivacijski“ sastanci (npr. petkom), kada se prezentiraju knjige po vlastitom ili voditeljevom izboru. Knjiga može biti vezana ili uz osobni razvoj ili uz neko zanimljivo poslovno područje. Sastanci se redovno pokazuju izvrsnom prilikom za usavršavanje prezentacijskih vještina, a također značajno doprinose međusobnom boljem upoznavanju.
• U prosjeku dva puta godišnje svaki pripadnik službe odlazi na neki poslovni tečaj ili konferenciju vezanu uz poslovno područje kojim se osoba bavi

 

ZAKLJUČAK

Poslovni savez kao ideja znači veliku promjenu poimanja uloge IT dijela u poslovanju. Ovakve su promjene teške i za poslovni dio i za IT. Za potpuni uspjeh ovakvog pothvata potrebna je jasna podrška najvišeg rukovodstva firme, te kvalitetna usklađenost stavova IT-a i poslovnih čelnika. Ipak, budući da su dobivene koristi višestruke, počevši od izrazitog poboljšanja korištenja informatičke tehnologije u poslovanju sve do značajnog optimiranja poslovnih procesa vidljivog u financijskim rezultatima poslovanja, svakako se preporuča svim hrabrim čelnicima naših proizvodnih firmi pokretanje ovakvih promjena.